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Herramientas de Organización: Asana vs Trello

Asana Vs Trello
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¿[email protected] para el segundo semestre del 2021? ¿Tienes claridad de los proyectos importantes que se avecinan? ¿Los pasos próximos para llegar a ellos? ¿Los encargados respectivos? ¿Las fechas asignadas para que no queden en el olvido?  Es muy común que al plantearnos un proyecto “de aquí a fin de año”, pueda quedar abandonado. Porque lamentablemente sin presión o fecha límite hay muchos que no funcionamos bien. Y al mismo tiempo, con mucha presión hay cosas que se nos pasan por terminar apurados. ¿Cómo llegar al equilibrio? Siendo conscientes de estas crisis de “la mitad de” (año, mes, semana, vida, etc.) y planificando mejor Por más complicado que se ponga Julio, no te quedes estancado en esa presión que se acerca peligrosamente y encuentra cómo enfrentarla de una forma que te acomode y te sirva. Igual a como a veces vivimos una crisis a mitad de semana, de que es miércoles o jueves y todavía no estamos viendo avances en la lista de cosas por hacer. Estás a tiempo de hacer una pausa, revisar esa lista, quizás borrar lo que no es esencial y comenzar por la prioridad. Después ir paso a paso.  Así que, lo que queremos recordar hoy, es que independiente de lo que pensamos el pasado 1ro de enero, 2021 no va a durar para siempre. De hecho, (no es por alarmar, sabemos lo dura que es la vida en pandemia) pero quedan solo 23 semanas para que se termine el año. Felicitaciones si vas bien con tus objetivos pensados para este semestre. Pero si no es tu caso, acá te contamos de una táctica para facilitar el semestre allegado y de 2 herramientas que puedes utilizar para simplificar tu negocio de forma estructurada. Organiza tus objetivos y sácale el jugo a los próximos seis meses.

Pequeños pasos para proyectos a largo plazo 

Es común hacer listas, porque si no las hacemos nos podemos olvidar de puntos importantísimos que teníamos que cumplir en el día. Pero darnos una pausa para revisar esas listas y repensar nuevas estrategias si la anterior no está dando resultados, es algo clave. 
Parar a quitar los elementos que no son esenciales puede sonar contraproducente en un principio, pero gracias a SuperHábitos este es un paso que hemos ido implementando y hace que las tareas principales cobren mayor importancia, se terminen y se terminen mejor.  Priorizar es fundamental, designar tiempos específicos e ir paso a paso puede ser algo subestimado. Pero es fundamental aplicarlo día a día e internalizarlo, para acostumbrarnos y avanzar con baby steps que si se cumplen.

Delega con eficacia

Otro paso clave que frecuentemente ignoramos, es aprender a delegar. No solo nos ayuda a cumplir con nuestra lista, sino que también podemos beneficiarnos, y a nuestro equipo porque otro puede aportar con algo que a mi no se me habría ocurrido. Esto nos lleva a la segunda parte de este artículo, las herramientas específicas, que bien usadas, son un alivio para [email protected] emprendedor/a.

Cumplir nuestros objetivos diarios, semanales, mensuales, anuales es algo que nos ayuda a sentirnos mejor y así seguir progresando y escalando en la visión de esos objetivos. Y por lo mismo pensamos que es esencial definir plazos y dejar encargados. Quién se hace cargo de qué y cuánto tiempo tiene pensado para que pase a la siguiente persona. 

Toda persona, todo negocio y todo proyecto tiene etapas. Si tenemos como hábito ir avanzando en esas etapas y definir a quién le toca la próxima será un alivio para no dejar proyectos en el olvido.

Puede requerir mayor trabajo al inicio, pero definitivamente lo aliviana a largo plazo. Así que nuestro consejo acá es: no quedes envuelto en el loop de satisfacción a corto plazo, mira un poco más allá (las metas finales de la semana por ejemplo) y anda cumpliendo las metas diarias para terminar ese checklist. 

Así que ahora sí, a continuación encontrarás nuestra review de dos grandes herramientas de organización para dividir tareas, designar encargados, notificar de plazos y recordar prioridades: Asana vs Trello
Trello, el formato digital de la tabla Kanban

Trello, fundado en 2011, comenzó como software de gestión de proyectos que se basaba en el Sistema de productividad Kanban. Este fue desarrollado por el ingeniero industrial a cargo de mejorar el proceso de fabricación de Toyota (Taiichi Ohno). Fue tanto el éxito del sistema, que se extendió más allá de la fabricación de automóviles y atrajo la atención de muchas personas buscando métodos para mejorar su productividad. En simple se trataba de esto: 


Fuente: Tabla Kanban, Simpaticodesignstudio.com

Crearon una placa de ese estilo en formato digital y de inmediato comenzó a ganar popularidad, llegando a 10 millones de usuarios en 2015. Y uno de los motivos es que desde un comienzo ha sido una herramienta simple de utilizar y muy visual para tener claridad de los proyectos en los que hay que enfocarse. Los pendientes, los que están en proceso y los que están listos. 

Principales características de Trello: 

  • Puedes invitar a todos los miembros de equipo que quieras. 
  • Se puede organizar el trabajo creando tableros, listas, tarjetas para cada tarea. Y se puede ir moviendo esto a medida que se va avanzando con un proyecto y el desglose de él.
  • Estas tarjetas no son sólo una versión digital de los post its, porque se puede agregar información dentro (imágenes, enlaces, archivos, entre otros). Para describir tareas, establecer fechas, agregar listas que verifiquen pasos. 
  • Calendario incorporado para tener una imagen visual de las fechas para los proyectos y el límite de estas. 
  • Las tarjetas también tienen una función de comentarios, para afinar detalles con compañeros de trabajo por ahí. Así, quien visite la tarea o quien sea etiquetado tendrá claridad de qué fue discutido sobre el tema. Esto permite mantener la comunicación en un solo lugar, en vez de esparcida por varios canales. 
  • Tiene un sistema de notificaciones para mantener actualizado a todo participante de la tarea o proyecto. 
  • Potente función de búsqueda para encontrar todo comentario o todo tema. 
¿Precios? 

Trello tiene tres planes de precios:
  • El más simple de todos, que es gratis para todo usuario. 
  • Business class, que es un plan mensual de $10 dólares/usuario. Está destinado a pequeñas y medianas empresas que necesitan más funciones que las que vienen con la versión gratuita. Para equipos que tienen que supervisar varios proyectos y visualizar el trabajo de distintas formas. Funciona para equipos de hasta 100 personas.
  • Enterprise es un plan que comienza en $17.50 dólares usuario/mes, (va aumentando el precio dependiendo de cuántas personas agregas a la cuenta) Está pensado para empresas más grandes que necesitan mejorar los controles, la seguridad y el soporte.
Los tres planes ofrecen tablas, listas y tarjetas ilimitadas, lo que hace de este una gran herramienta para startups. Pero, cuando se trata de características más avanzadas como la automatización de tareas, el plan gratuito es más limitado.

Además, la capa gratuita no ofrece mucho en términos de seguridad. Si buscas poder establecer permisos de administración avanzados, enviar invitaciones restringidas por dominio o desactivar miembros, deberás actualizar a Business Class o Enterprise.

Los planes premium ofrecen más de 100 integraciones, que pueden aportar mucho en tu productividad. Pero nunca es necesario comenzar usando una app y de una ejecutar TODAS sus herramientas. Puedes comenzar con Trello simplemente como un checklist más visual y a partir de eso ir avanzando con el resto de funciones que ofrece. Todo a medida que lo vayamos conociendo mejor y soltando la mano con la app. 

Puntos fuertes de Trello

Su simplicidad. Cada herramienta requiere un tiempo inicial para acostumbrarse a usarla bien. Requiere que la gente invierta tiempo en dominarla. Pero la simplicidad de Trello reduce la cantidad de tiempo necesario para capacitar a nuevos miembros. Está pensado para empresas, pero se puede usar para gestionar cualquier proyecto (vacaciones, eventos, vida personal, etc.). Es muy recomendado para las pequeñas empresas que tienen procesos claros y lineales,  que buscan un software simple e intuitivo que se pueda internalizar rápidamente. Pregúntate si podrías manejar tu negocio y tu equipo con una tabla Kanban física (si tu equipo trabajara en la misma oficina). Muchas pequeñas empresas podrían hacerlo, por lo que probablemente se beneficiarían del uso de Trello, especialmente si están trabajando en proyectos sencillos.

Asana, de los ingenieros de Facebook

Fue fundada en 2008 por Justin Rosenstein y Dustin Moskovitz, ex ingeniero de Google y Facebook y cofundador de Facebook, respectivamente. Ambos trabajaron para mejorar la gestión de proyectos y aumentar la productividad de los empleados en Facebook.

Así se dieron cuenta que muchos negocios perdían tiempo o se quedaban estancados en la parte de organizar el “trabajo alrededor del trabajo”: comunicación por email, el seguimiento de la información de forma manual y asegurarse de que todos estén en sintonía con los distintos proyectos. 

Para solucionar esto hicieron una herramienta pensada para los miembros de Facebook. Se hizo tan esencial que, considerándolo un prototipo de Asana, se fueron de la empresa para dedicarse completamente a este proyecto. Lanzaron la versión beta gratuita en noviembre de 2011 y el lanzamiento comercial oficial fue en abril de 2012.
Principales características de Asana:

Asana es una sofisticada herramienta de gestión que permite manejar proyectos complejos. Tiene una función de tablas basada en el sistema Kanban que permite visualizar su trabajo con una progresión visual similar a la de Trello. De hecho, esa característica fue “fuertemente inspirada” por Trello y la incorporaron en 2016.  “Definitivamente le damos a Trello todo el crédito. Ese es claramente el producto que ha hecho un buen trabajo al ser pionero en este punto de vista. Vemos a Trello como una característica, no como un producto”, dijo el cofundador de Asana, Justin Rosenstein.

Y aunque la placa es el núcleo de Trello, en Asana es sólo una de las características. Ellos se enfocaron en otro punto principal como marcar tareas en espera mientras hay otros encargados, realizaron líneas de tiempo, notificaciones cuando una tarea pasa de etapa, etc. 

Pasa seguido en las empresas que una sola tarea puede depender de varias otras y que varias tareas pueden depender de una sola tarea. Esto fue un foco donde pusieron atención los desarrolladores. Crear funciones que entregaran claridad de a quién le toca qué y dónde están ocurriendo los “cuellos de botella”, que no generan fluidez en el avance. 

Otra característica clave es la línea de tiempo, que muestra cómo encajan las distintas piezas del puzle que es todo proyecto. Tienen otras funciones y métodos de supervisar las iniciativas desde un solo lugar, lo que aporta mucho cuando se trabaja en más de un proyecto. También se puede dar seguimiento a KPIs, información crítica para anticipar problemas, hay funciones de carga de trabajo para ver con qué está cada miembro del equipo. 

Sin embargo, no es necesario utilizar todas las funciones que ofrece. Como mencionamos anteriormente, en general se recomienda comenzar por usar estas apps como checklists más visuales y completas que post its, y de a poco ir familiarizándonos con las otras características que aportan y pueden automatizar tareas desde un solo lugar. Lo que es muy valioso cuando se dirige un equipo grande o varios equipos. 

A veces es normal tener tiempos de inactividad y tiempos de crisis ocasionales, pero la mala gestión prolongada de la carga de trabajo conduce a la insatisfacción de toda una organización. Lo que es un gasto en todo sentido. 

Si tu negocio crece vas a necesitar formas de ir agilizando procesos, automatizando mecanismos y Asana puede ser la forma de hacerlo. Ofrece más de 100 integraciones con otras herramientas populares, incluyendo Slack, Google Drive, Zapier, etc. 

¿Precios?

Asana tiene cuatro planes de precios:
  • Plan Básico Gratuito: principalmente para personas que recién están comenzando con la gestión de proyectos.
  • Plan Premium: pensado para los equipos que quieren ir más allá de las bases de la gestión de proyectos. Cuesta $9.99/usuario/mes si se factura anualmente y $11.99/usuario/mes si se factura mensualmente.
  • Plan de negocios: para equipos y organizaciones que necesitan gestionar el trabajo en varios proyectos. Cuesta $19.99/usuario/mes si se factura anualmente y $23.99/usuario/mes si se factura mensualmente.
  • Plan Enterprise: para las organizaciones que necesitan apoyo, seguridad y control adicionales. El precio se define con el mismo equipo de Asana. 
El plan básico solo incluye las características principales de Asana, como Tareas, Vista de lista, Vista de tablero, Vista de calendario y fechas de vencimiento. Se puede colaborar con hasta 15 personas.  La elección de los otros planes dependerá de las características y necesidades de cada negocio. A modo general, el plan Premium es para pequeñas empresas, el plan Business es para medianas empresas y el plan Enterprise es para grandes empresas.

Los puntos fuertes de Asana 

Está diseñado para manejar varios proyectos y, sacándole brillo, se pueden automatizar tareas muy complejas simultáneamente. Ayudando así a mantener un equipo organizado y al tanto de las tareas respectivas desde un solo canal. 

Su última actualización incluye una función que te entrega informes sobre cómo van avanzando los proyectos en base a objetivos, cuántas tareas fueron cumplidas semanal, mensual, semestralmente. Informes de los encargados de los proyectos, entre más información que la app analiza de forma automática. 

Se recomienda Asana para organizaciones que tienen miras a grandes planes, que buscan eventuales ampliaciones y equipos que se deben encargar de más de un proyecto a la vez. Si lo comparamos con algo más concreto, más que una mansión, Asana sería una casa con un amplio terreno donde se pueden hacer ampliaciones a medida que se va creciendo.

“Nosotros empezamos usando Trello porque es una herramienta muy simple y amigable. Pero a medida que empezamos a crecer, aumentar la cantidad de proyectos y de integrantes en el equipo decidimos cambiar a Asana, que ofrece funciones particulares que nos sirven mucho. Como integraciones con distintas herramientas, la posibilidad de asignar tareas y subtareas. En definitiva Asana es más estratégico, se pueden fijar objetivos y ver cómo se va avanzando en esos objetivos. Tiene funciones específicas que van más allá del tablero kanban, como paneles, proyectos, informes, entre otras. Ha sido una gran herramienta para la gestión de nuestro equipo”, Nicolás Hernández, socio fundador de Digitalízame. 

Trello Vs. Asana: LA principal diferencia

Según nuestra investigación inicial al momento de elegir nuestra app de gestión de proyectos, la principal diferencia se reduce a: simplicidad vs. complejidad. La primera es simple y por lo mismo ofrece menos herramientas y funciones de gestión de grandes proyectos. Como la falta de un sistema adecuado de dependencia de tareas, que es una gran desventaja cuando se trata de proyectos con varios participantes.

Por el lado contrario, aunque Asana puede significar un mayor nivel de aprendizaje y complejidad, tiene múltiples funciones que si se usan bien, agilizan partes de tu día a día que no imaginas, especialmente si necesitas manejar proyectos complejos y equipos grandes. Es un software más sofisticado. Tienes la tabla Kanban (el principal beneficio de Trello), pero también tienes todas las características adicionales, como línea de tiempo, encargados específicos para cada tarea, etc. que pueden ayudarte con la delegación organizada simultánea.  

Conclusiones 

¿Con cuál quedarnos entonces? No se trata de que la app con más características va a ser el mejor producto ni la indicada para ti. Sino que de ver qué nos hace sentido, para mis planes y objetivos, analizar cuál es el conjunto de características qué estoy buscando y a partir de eso ver qué herramienta me las provee. Es mejor hacer una gran investigación inicial para no gastar tiempo en migraciones después. 

Puede ser que en tu caso tenga sentido elegir un producto con menos características si cumple con tus necesidades. O puede ser que al contrario, requieras de automatizar más proyectos y organizar equipos más grandes. 

Para un negocio con trabajo remoto consideramos que una herramienta online de gestión es esencial y ayuda a mantener a todo equipo en sintonía. Con sus proyectos y tareas claras, definidas, con fechas límites y así mantener la rueda de toda organización en movimiento. Sin muros que bloqueen otros proyectos. 

El punto principal es que primero necesitas entender cuáles son las necesidades reales de tu negocio y luego escoger el software que las satisfaga. Esperamos que este artículo te haya entregado información útil para elegir cuál herramienta va más contigo. Definitivamente se invierte tiempo, tanto en buscar una buena herramienta como en organizarla para que te entregue la ayuda que buscas, pero es una inversión que agiliza proyectos y entrega resultados.

Todos somos un poco reacios a usar herramientas digitales en un principio porque no queremos usar ese tiempo en el corto plazo, pero rápidamente comienzan a aparecer los beneficios y nos podemos expandir y encontrar potencial en terreno que antes era invisible a nuestros ojos.

En Digitalízame para eso estamos, entregarte información de forma transparente y acercar las grandes herramientas digitales para que tu proyecto llegue a ser lo que estás buscando y mucho más. Si necesitas ayuda definiendo tu misión personal, tus metas a corto y largo plazo y cómo organizarte para alcanzarlas, dirígete al siguiente link, donde podrás encontrar un Ebook gratis especialmente con este objetivo. 
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